Що таке службове внесення та службова видача

Службове внесення — це операція, коли до каси (або місця проведення розрахунків) вноситься готівка, яка не пов’язана із продажем товарів чи наданням послуг (тобто, не розрахункова операція).
Службова видача — зворотна операція: видача готівки з каси, теж без зв’язку з розрахунками.
Ці операції передбачені законодавством України у контексті використання РРО / ПРРО.

Законодавча база

Порядок реєстрації і застосування РРО / ПРРО, затверджений наказом Міністерства фінансів України (напр., наказ № 547 від 14.06.2016, наказ № 317 від 23.06.2020) містить положення, що внесення чи видача готівки, не пов’язані з розрахунковими операціями, мають реєструватись через операції «службове внесення» або «службова видача». Відповідно до пунктів розділів III та IV зазначених порядків, це є вимогою, коли має місце така операція.

Коли службову видачу не потрібно робити після закриття зміни

Службова видача в кінці робочого дня може бути не обов’язковою, якщо:
1. Перед початком наступного робочого дня, до реєстрації першої розрахункової операції, яка проводиться після Z‑звіту, через РРО або ПРРО вже здійснено внесення готівки (операція «службове внесення»).

Тобто — якщо вранці (до початку роботи) ви вже внесли чи підготували суму готівки, яку зберігали на місці проведення розрахунків, то видавати службову видачу не треба.

Наскільки важливо виконувати ці вимоги

Дотримання вимог законодавства щодо правильного оформлення операцій через РРО / ПРРО гарантує, що касова дисципліна буде в порядку, і зменшує ризики штрафів або зауважень у разі податкової перевірки. Неправильне або незадокументоване рух готівки може бути визнано порушенням.

Що радять на практиці

Якщо в кінці зміни в касі лишається готівка, і наступного дня вона буде використана або внесена як службове внесення — тоді службова видача на кінець зміни може бути зайвою і її не роблять. Якщо ж готівка не буде внесена до початку наступної зміни — тоді службова видача необхідна, щоб зафіксувати, куди пішла готівка, хто отримав, з якою метою.

Висновок

Службова видача після закриття зміни не завжди обов’язкова:

• Необхідна, якщо після закриття зміни залишається готівка, і вона не буде внесена до каси / місця розрахунків до початку наступної зміни чи першої розрахункової операції.
• Необов’язкова, якщо перед першим продажем наступного дня вже виконано службове внесення готівки, яка залишилась.