У щоденній роботі через ПРРО одна з обов’язкових процедур — формувати і зберігати Z-звіт. Але як саме це потрібно робити, щоб уникнути проблем при перевірках? Розбираємось просто і зрозуміло.
Що вимагає закон?
Відповідно до чинних правил (зокрема п. 6 глави 4 розд. II Порядку №547 та п. 44.3 ст. 44 Податкового кодексу України), кожен суб’єкт господарювання зобов’язаний:
- щодня закривати зміну формуванням Z-звіту;
- зберігати сформовані Z-звіти у паперовому або електронному вигляді;
- забезпечити можливість надання Z-звіту на вимогу контролюючих органів.
Тобто просто сформувати звіт недостатньо — потрібно подбати і про його надійне зберігання.
У яких форматах можна зберігати Z-звіти?
- Паперовий вигляд — якщо ваш ПРРО підтримує друк звітів, можна роздруковувати їх щодня і складати у спеціальні папки.
- Електронний вигляд — якщо ПРРО дозволяє зберегти чек чи звіт у PDF або іншому електронному форматі, достатньо завантажити файл і зберігати його у захищеній електронній базі.
Обирайте варіант, який найбільше підходить для вашої облікової політики.
Як зберігати Z-звіт у електронній формі?
- Після закриття зміни збережіть сформований Z-звіт на комп’ютері або іншому носії.
- Використовуйте окрему папку для зберігання звітів за кожен місяць або рік.
- Рекомендується періодично створювати резервні копії, наприклад, на хмарних сервісах або зовнішніх дисках.
ВАЖЛИВО: Звіти повинні бути доступні для швидкого надання на вимогу податкової.
Навіщо зберігати Z-звіти?
- Це підтвердження закриття кожного операційного дня.
- Це доказ відповідності вашої роботи вимогам законодавства.
- Це спосіб захистити себе у випадку перевірки або суперечок з контролюючими органами.
А як це працює у Смарт Касі?
У користувачів Смарт Каси збереження Z-звітів ще простіше: кожен сформований звіт автоматично зберігається в особистому кабінеті власника бізнесу. Вам не потрібно турбуватися про ручне копіювання чи роздруківку — доступ до всіх звітів можна отримати онлайн у будь-який момент!
