У 2026 році питання використання РРО (реєстратора розрахункових операцій) або ПРРО (програмного РРО) залишається одним із найважливіших для українського бізнесу. Багато підприємців досі не впевнені, чи обов’язково встановлювати касу, у яких випадках можна працювати без неї та які існують винятки.
Розберемося, коли РРО або ПРРО потрібні обов’язково, а коли бізнес може працювати без них.
Що таке РРО та ПРРО
РРО — це класичний касовий апарат або фіскальний реєстратор, який використовується для фіксації розрахункових операцій та видачі фіскального чека покупцю.
ПРРО — це програмне рішення, яке виконує ті ж функції, але працює у вигляді програми на смартфоні, планшеті чи комп’ютері. Дані про продажі передаються безпосередньо до податкової служби.
Обидва варіанти мають однакову юридичну силу та використовуються для фіскалізації продажів.
Коли РРО або ПРРО обов’язкові
Законодавство України встановлює, що РРО або ПРРО потрібно використовувати під час здійснення розрахункових операцій.
До таких операцій належать:
- приймання готівкових коштів
- оплата банківськими картками
- платежі через платіжні сервіси або онлайн-еквайринг
- оплата через платіжні термінали або QR-коди
- продаж товарів або послуг у роздрібній торгівлі, громадському харчуванні та сфері послуг
У таких випадках підприємці зобов’язані зареєструвати операцію через РРО або ПРРО та видати покупцю фіскальний чек.
Кому обов’язково потрібен РРО у 2026 році
Застосування касових апаратів стосується більшості бізнесів, зокрема:
- ФОП 2, 3 та 4 групи єдиного податку
- юридичних осіб (ТОВ та інші компанії)
- інтернет-магазинів
- кафе, ресторанів та закладів громадського харчування
- магазинів роздрібної торгівлі
- сервісних компаній та сфери послуг
Також РРО або ПРРО потрібно застосовувати, якщо бізнес приймає оплату від клієнтів через кур’єрські служби або при післяплаті.
Коли можна працювати без РРО або ПРРО
Закон передбачає певні винятки. У деяких випадках підприємці можуть працювати без касових апаратів.
Основні ситуації:
- ФОП 1 групи — можуть працювати без РРО, якщо дотримуються встановлених лімітів доходу та умов діяльності.
- Оплата тільки на банківський рахунок (IBAN) — якщо клієнт самостійно переказує кошти через інтернет-банкінг, така операція не вважається розрахунковою і не потребує фіскалізації.
- Деякі види діяльності — у спеціальному переліку Кабінету Міністрів є окремі види торгівлі або послуг, де дозволено працювати без РРО із застосуванням розрахункових книжок (РК) та книги обліку розрахункових операцій (КОРО).
Важливі зміни останніх років
Після початку повномасштабної війни частину штрафів за порушення щодо РРО було тимчасово скасовано. Однак з 1 жовтня 2023 року контроль за використанням РРО повернувся, і підприємці знову можуть отримувати штрафи за порушення.
Тому бізнесу важливо правильно організувати фіскалізацію продажів.
Що обрати бізнесу: РРО чи ПРРО
З точки зору законодавства обидва варіанти рівнозначні. Підприємець може використовувати той інструмент, який зручніший для його бізнесу.
Найчастіше підприємці обирають ПРРО, адже:
- його дешевше впровадити
- не потрібне спеціальне обладнання
- можна працювати зі смартфона або планшета
- простіше інтегрувати з іншими бізнес-системами
Висновок
У 2026 році РРО або ПРРО є обов’язковими для більшості підприємців, які приймають оплату від клієнтів готівкою або карткою.
Винятки існують, але вони стосуються обмеженої кількості випадків — наприклад, ФОП 1 групи або бізнесу, який приймає оплату виключно банківським переказом.
Тому підприємцям варто заздалегідь подбати про підключення РРО або ПРРО, щоб уникнути штрафів і працювати відповідно до вимог законодавства.
